Política de tratamiento de datos personales

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, asimismo garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas, razón por la cual adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

En la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag somos conscientes que en muchas ocasiones el incumplimiento de la Ley se debe a la falta de conocimiento y de información de las normas, derechos y procedimientos existentes.

Por  lo tanto, este Manual  le permite  conocer a  cada uno de los  miembros  internos  y externos  de la  La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag, los derechos y obligaciones que la Ley 1581 de2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado y establecido para los titulares de la información de carácter personal.

 

INTRODUCCIÓN

 

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag ha  decidido  adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de  sus funciones propias como fundación tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag es la responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente Manual servirá como material educativo para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag, contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag trata datos personales que no sean de naturaleza pública, con el fin de llevar a cabo el desarrollo de sus funciones. Por lo anterior, cabe destacar que La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena- Fundemicromag tiene dentro de sus bases de datos dos grandes grupos. Unas son base de datos que están excluidas del ámbito de aplicación conforme al artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 en las cuales almacenan datos periodísticos, estadísticos y con fines de investigación y, las bases de datos referentes a datos personales que no son públicos, ni se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, estás bases de datos se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas  que  lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.

Por todo lo anterior, la La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag se declara responsable de la presente política y del tratamiento de protección de datos que en sus funciones desarrolle frente a las personas naturales titulares de datos de carácter personal. teniendo  como domicilio la siguiente dirección: calle 24 No. 2 – 66 Piso 5 Oficina 502 de la ciudad de Santa Marta, Colombia. Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y teléfono: 3008036861.

CONTENIDO

Transparencia: La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013

Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 3

 

DEFINICIONES

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para  el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales  para llevar  a cabo el tratamiento de los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables1. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y  garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos2.

Encargado del tratamiento: La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento: 

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del  tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de  los mismos dentro o  fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales.

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Presidencia Ejecutiva.

La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario  designado por la Dirección Ejecutiva de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag.

1 Ley 1581 de 2012, Artículo 3° literal c). Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013.

2 Artículo. 5 Ley 1581/12. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013.

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se debe tener en cuenta lo siguiente.


PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores, dentro de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag está enmarcado bajo los siguientes principios:

Acceso y Circulación: Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.

Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de  sus funciones de carácter privado.

Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

Libertad: La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

 

Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

2.1.  Principio de acceso y circulación restringida

 El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag será de medio y no de resultado.

2.2.  Principio de confidencialidad

 Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza  de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación  de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

2.3.  Principio de finalidad

 El Tratamiento de datos personales que la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y        el Decreto 898 de

2002.

2.4.  Principio de legalidad

 El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

2.5.  Principio de libertad

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag puede tratar y  ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

2.6.  Principio de seguridad

 La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.7.  Principio de transparencia

 La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de Fundemicromag, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.

2.8.  Principio de veracidad o calidad

 La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

 

 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3.1.  Tratamiento de datos públicos

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública.  Esta situación no implica que  no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de la Cámara.

3.2.  Tratamiento de datos sensibles

 La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando  consentimiento  previo  y  expreso  a  los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de  mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag cumple con las siguientes obligaciones:

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su

  • Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

  • No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

3.3.  Tratamiento de datos de menores

 La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública  o  provengan  de  la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con Fundemicromag. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y

  • Que se asegure el respeto de sus derechos

Cumplidos los anteriores requisitos, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag en su  condición  de responsable del Tratamiento de datos

 

  • Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  • Recibir información por parte de La Fundación para el Desarrollo  Microempresarial  del Magdalena Fundemicromag, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.

El presente Manual, en las siguientes secciones, define los procedimientos implementados para  garantizar estos derechos.

 

DEBERES DE LA FUNDACION PARA EL DESARROLLO MICROEMPRESARIAL DEL MAGDALENA-FUNDEMICROMAG EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas  pueden  decidir sobre los mismos. Así mismo, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag hará uso de dichos datos, solamente  en  cumplimiento  de  las  finalidades  para   las  que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley en cumplimiento de sus funciones públicas regladas, en todo momento respeta la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag como Responsable o Encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas  en  el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad

 

y privacidad de la información del Titular;

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  • Adoptar un Manual interno de políticas  y  procedimientos  para  garantizar  el  adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Nota: Estos deberes y obligaciones solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.

 

5.1. Deber de Secreto y confidencialidad

 La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

 

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

6.1.  Generalidades sobre la autorización

 Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3  del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag informará al titular de los datos lo siguiente:

  • El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del
  • El tiempo por el cual serán tratados sus datos
  • Los derechos que le asisten como
  • El sitio web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del

6.2.  Del derecho de acceso 

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o

 

personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.

6.3.  Del derecho de consulta

 Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag. En consecuencia, La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag establecerá las  medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza:

  • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
  • Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
  • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas  serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes   al vencimiento del primer término.

6.4.  Del derecho a reclamar 

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos puede ser objeto de corrección, actualización  o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.

El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de recibido un reclamo que no sea competencia de Fundemicromag para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos  (2)  días  hábiles  e  informará  de  la  situación al interesado.

Una vez la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag haya  recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de trámite ante el derecho de reclamo se regirá por los términos y las oportunidades establecidas en el Código General del Proceso.

6.5.  Del derecho a la rectificación y actualización de datos 

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.

6.6.  Del derecho a la supresión de datos.

 El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

 

  • Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos
  • Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
  • Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron

recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena -Fundemicromag como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el
  • Los datos sean datos de naturaleza pública

6.7.  Del derecho a revocar la autorización

 Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos  modalidades:

  • Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que la Fundación para  el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag debe dejar de tratar por completo  los datos del Titular de datos
  • Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada,puede llevar a cabo y con los que el titular está de

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

 

  • El titular de los datos tenga el deber contractual de permanecer en la base de
  • La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el
  • Los datos sean datos de naturaleza pública

6.8.  Protección de datos en los contratos.

 En los contratos laborales, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial  del  Magdalena Fundemicromag ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo  que  incluye  la  autorización  de recolectar, modificar  o corregir,  en  momentos  futuros,  datos  personales  del  Titular  correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a  terceros  con  los  cuales  la  Fundación  para  el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de  tareas  tercerizadas.  En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales,  la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de  los  datos  personales  para  esta transferencia,  quedando  excluida  de  esta  autorización,  los  datos   personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

6.9.  Transferencia de datos personales a terceros países

 En los casos en que la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.

 

Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias  internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta  autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.

La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.

La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

6.10.  Reglas generales aplicables.

 La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

  • La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su
  • La Dirección Ejecutiva de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag, es el órgano que ejecuta y diseña la estrategia para el cumplimiento del presente Manual. La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de las bases de datos existentes y bajo su control.
  • En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la

disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.

  • La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos
  • Es responsabilidad de los funcionarios de la Fundación  para  el  Desarrollo  Microempresarial del Magdalena Fundemicromag reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales - cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización  de  datos,  uso  de  datos  personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar  la  intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
  • La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, será un deber y complemento fundamental de este
  • El Oficial de Protección de Datos debe identificar e impulsar las autorizaciones de los titulares, avisos de privacidad, avisos en el website, campañas de sensibilización, leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

 

  • Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al Oficial de Datos Personales de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme al Derecho. La oficina del Oficial de Datos Personales se encuentra ubicada en la calle 24 No. 2 – 66 Piso 5 Oficina 502 de la ciudad de Santa Marta,

  • Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

  • No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).

  • Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta

  • Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho

 

FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO MICROEMPRESARIAL DEL MAGDALENA - FUNDEMICROMAG

 

El responsable del tratamiento de datos personales de la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena-Fundemicromag, es el Oficial de Datos Personales, quien velará por el debido cumplimiento del presente Manual y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.

Sus datos de contacto son Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

 

EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y el Decreto 886 de 2014, la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena  Fundemicromag  registrará  sus  bases  de  datos  y  el  presente  Manual de Políticas y Procedimientos en la Protección de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del veintiséis (26) de noviembre de 2013.

Actualizaciones de la política: La Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena Fundemicromag podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen esta política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política en la página web: www.fundemicromag.com

 

INFORMACIÓN DE CONTACTO


Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con la Fundación para el Desarrollo Microempresarial del Magdalena -Fundemicromag o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

  • Buzón de sugerencias ubicados en las sedes de la
  • Sitio web: ccsm.org.co.
  • Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
 
 
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